Privacybeleid – Helpcentrum

BIPI Privacyverklaring

1. Inleiding

Bij BIPI nemen wij de bescherming van de gegevens die u ons verstrekt heel serieus. BIPI verwerkt
uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming
(AVG).
In deze privacy verklaring leest u hoe BIPI met uw persoonsgegevens omgaat. Wij vragen u om deze
privacy verklaring zorgvuldig door te lezen zodat u weet waarom en welke persoonsgegevens BIPI
van u verwerkt en u een overwogen keuze kunt maken of u gegevens met BIPI wil delen.
In deze verklaring staat ook welke rechten u heeft en hoe u die kunt uitoefenen.
Voor de leesbaarheid wordt in deze verklaring ‘hij’ of ‘hem’ gebruikt, daarmee wordt ook ‘zij’ of
‘haar’ bedoeld.

2. Wie zijn wij?

Bipi Mobility Netherlands B.V. (hierna te noemen: "BIPI")
Vestigingsadres: Joop Geesinkweg 901-999, 1114 AB Amsterdam
Kamer van Koophandel: 85094889
Telefoon: +3185107 0178
E-mail: gdpr@bipicar.com

3. Voor welke doeleinden verzamelt BIPI gegevens en wat is de grondslag
voor verwerking?

A. Het tot stand brengen van een overeenkomst met onze klanten (hierna: “Gebruiker” of
“Gebruikers”) en het onderhouden van deze contractuele relatie. Daarbij gebruiken wij
persoonsgegevens bijvoorbeeld voor:

Het in behandeling nemen en afhandelen van offerteaanvragen van aanvragers
Het doorlopen en het beheren van het registratie- en validatieproces van een Gebruiker en
eventuele mede(bestuurders)
Het beoordelen van de kredietwaardigheid van een Gebruiker
Het beheren van en uitvoeren geven aan overeenkomsten met een Gebruiker
Het contact opnemen met een Gebruiker voor een correcte totstandkoming van de
overeenkomst en een correcte afronding van het betalingsproces
Het factureren van verschuldigde vergoedingen en het innen van betaling van de door een Gebruiker afgenomen producten en diensten
Het contact opnemen met een Gebruiker over de plaats en datum van aflevering van een huurvoertuig
Het opschorten van de dienstverlening aan een Gebruiker en het informeren van een Gebruiker daarover, alsook het immobiliseren van het huurvoertuig in de situaties die zijn aangegeven in de Algemene Voorwaarden.

Grondslag voor verwerking: de verwerking van persoonsgegevens voor bovengenoemde doelen is
noodzakelijk voor het kunnen sluiten en het kunnen uitvoeren van een overeenkomst tussen BIPI en
de Gebruiker.

B. Het beantwoorden van vragen, het behandelen van verzoeken en aanvragen en het reageren op en verwerken van meldingen van incidenten die worden ingediend via het contactformulier op de BIPI-websites

Grondslag voor verwerking: met het invullen van het contactformulier geeft u BIPI toestemming
voor het verwerken van de persoonsgegevens die u in het contactformulier opneemt.

C. Het beheren van veiligheids- beveiligings- en claimrisico’s. Het controleren van een correcte
naleving van de huurovereenkomst en een correct gebruik van het huurvoertuig door de
Gebruiker. Daarbij gebruiken wij persoonsgegevens bijvoorbeeld:

Het uitlezen en bewaren van gegevens uit de gegevenssystemen (telematica) aan boord van
het huurvoertuig om de toestand en de prestaties van het voertuig en het gebruik van het
voertuig door de Gebruiker of een andere bestuurder te kennen en te kunnen beheren.
Het gebruik van geolocatiegegevens om het huurvoertuig te kunnen lokaliseren in geval van
een overtreding, een ongeval of als er sprake is van gebruik van het huurvoertuig in strijd
met de huurovereenkomst en de Algemene Voorwaarden.
Het analyseren, beheren en afhandelen van schades, incidenten en onrechtmatige
handelingen die verband houden met producten en diensten die de Gebruiker van BIPI heeft
afgenomen.
Nagaan of de verzekeringsvoorwaarden die op de Gebruiker en het huurvoertuig van
toepassing zijn correct worden nageleefd.
Registratie, beheer en afhandeling van problemen met het voertuig, incidenten,
verkeersovertredingen, ongevallen en schades, activiteiten van de Gebruiker.

Grondslag voor verwerking: BIPI heeft een gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken. BIPI heeft de informatie uit de gegevenssystemen nodig om een correcte vergoeding te kunnen berekenen. BIPI wil kunnen waarborgen dat haar huurvoertuigen en andere middelen correct worden gebruikt en niet worden gebruikt voor onwettige doeleinden. Als dit toch gebeurt wil BIPI deze activiteiten kunnen onderzoeken en tegengaan, ook wil zij in staat kunnen zijn om zich te verweren tegen claims die ontstaan uit ongelukken of overtredingen met het huurvoertuig. BIPI wil
kunnen waarborgen en aantonen dat zij voldoet aan haar verplichtingen op het gebied van
veiligheid, beveiliging en verzekering.

D. Het analyseren van de risico’s die voor BIPI kunnen voortvloeien uit het contracteren met een
aanvrager en het waarborgen dat producten en diensten waarvoor BIPI een contract aangaat voor BIPI geen financiële risico’s, schade en/of verlies met zich meebrengen.

Grondslag voor verwerking: BIPI heeft een gerechtvaardigd belang om financiële en andere risico’s in
kaart te brengen die in het kader van een goede bedrijfsvoering van belang kunnen zijn en op grond
waarvan BIPI besluit tot contracteren en het nemen van maatregelen.

E. Verbetering van onze dienstverlening, onze producten en onze websites.

Wij gebruiken persoonlijke informatie voor analytische doeleinden en om onze
dienstverlening en onze websites te verbeteren.

De grondslag voor verwerking is gerechtvaardigd belang. BIPI wil aan haar klanten een zo hoog
mogelijke kwaliteit en de best mogelijke ervaring leveren, door continue aandacht voor en
verbetering van producten en diensten, formulieren en websites.

F. Het uitvoeren van kwaliteits- en tevredenheidsonderzoeken

Het inwinnen van informatie bij Gebruikers over de kwaliteit van en hun tevredenheid over
de door BIPI geleverde producten en/of diensten. Wij kunnen u, bijvoorbeeld, een enquête
sturen of u uitnodigen om een beoordeling achter te laten over uw ervaringen met BIPI.
Het analyseren van de informatie die is verkregen uit reacties van Gebruikers.

G. Marketingactiviteiten – het toesturen van gepersonaliseerde commerciële en promotionele
communicatie

Het online toesturen van commerciële en promotionele communicatie over producten en
diensten die vergelijkbaar zijn met de producten en diensten die een bestaande klant eerder
van BIPI heeft afgenomen.
Het toesturen van nieuwsbrieven en het uitvoeren van andere marketingactiviteiten, wij
gebruiken contactgegevens van bestaande klanten om regelmatig nieuws over onze
producten en diensten te sturen.

Grondslag voor het toesturen van deze communicatie aan bestaande klanten is gerechtvaardigd
belang. U heeft het recht om verzet aan te tekenen tegen het gebruik van uw gegevens voor deze
communicatie. Dat kan door een email te sturen naar contact_nl@bipicar.com. Wij zullen u dan geen
digitale commerciële en promotionele communicatie meer toesturen.

Het online toesturen van commerciële en promotionele communicatie over onze producten
en diensten aan personen die geen klant zijn van BIPI.
Het toesturen van nieuwsbrieven aan en het uitvoeren van andere marketingactiviteiten aan
personen die geen klant zijn van BIPI.

Grondslag voor het toesturen van deze communicatie aan personen die geen klant zijn BIPI is
toestemming. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door een bericht te sturen naar
contact_nl@bipicar.com. Wij zullen u dan geen digitale commerciële en promotionele communicatie meer toesturen.

H. Marketingactiviteiten van onze partners. Het toesturen van commerciële en promotionele
communicatie van onze partners (derden-bedrijven)

Grondslag voor deze verwerking is toestemming. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken
door een bericht te sturen naar info@bipicar.com. U kunt uw toestemming intrekken voor specifieke
partners zonder dat dit gevolgen hoeft te hebben voor het ontvangen van informatie van een van
onze andere partners.

4. Welke persoonsgegevens verwerkt BIPI?

A. Het tot stand brengen van een overeenkomst en het onderhouden van deze contractuele
relatie:

naam en adresgegevens
geboortedatum
gegevens rijbewijs en/of legitimatiebewijs
emailadres
telefoonnummer
financiële informatie ten behoeve van het verificatieproces
betaalgegevens, credit card gegevens
geolocatiegegevens
gegevens met betrekking tot het gebruik van de BIPI websites: IP-adres en surfgedrag

naam
emailadres
gegevens rijbewijs en/of legitimatiebewijs
gegevens die u zelf verstrekt in de open velden van het webformulier
gegevens met betrekking tot het gebruik van de BIPI websites: IP-adres en surfgedrag

naam en adresgegevens
geboortedatum
gegevens rijbewijs en/of legitimatiebewijs
emailadres
telefoonnummer
klantnummer
transactiegegevens over de van BIPI afgenomen producten en diensten
betalingsgeschiedenis, betaalgegevens, credit card gegevens
financiële gegevens
geolocatiegegevens
gegevens uit de telematica aan boord van het huurvoertuig omtrent rijgedrag en prestaties van het voertuig (zoals snelheid, remgedrag, afgelegde kilometers, route van het huurvoertuig en motorstoringen)
gegevens met betrekking tot het gebruik van de BIPI websites: IP-adres en surfgedrag

naam en adresgegevens
geboortedatum
gegevens rijbewijs en/of legitimatiebewijs
emailadres
telefoonnummer
klantnummer
transactiegegevens over de van BIPI afgenomen producten en diensten
betalingsgeschiedenis, betaalgegevens, credit card gegevens
financiële gegevens, met inbegrip van gegevens omtrent kredietwaardigheid
geolocatiegegevens
gegevens uit de telematica aan boord van het huurvoertuig omtrent rijgedrag en prestaties
van het voertuig (zoals snelheid, remgedrag, afgelegde kilometers, route van het
huurvoertuig en motorstoringen)

E. Verbetering van onze dienstverlening, onze producten en onze websites

naam
gegevens rijbewijs en/of legitimatiebewijs
emailadres
klantnummer
transactiegegevens over de van BIPI afgenomen producten en diensten
betalingsgeschiedenis, betaalgegevens, credit card gegevens
financiële gegevens, met inbegrip van gegevens omtrent kredietwaardigheid
geolocatiegegevens
gegevens met betrekking tot het gebruik van de BIPI websites: IP-adres en surfgedrag

F. Het uitvoeren van kwaliteits- en tevredenheidsonderzoeken

naam
gegevens rijbewijs en/of legitimatiebewijs
emailadres
transactiegegevens over de van BIPI afgenomen producten en diensten
betalingsgeschiedenis, betaalgegevens, credit card gegevens
financiële gegevens, met inbegrip van gegevens omtrent kredietwaardigheid
geolocatiegegevens
gegevens met betrekking tot het gebruik van de BIPI websites: IP-adres en surfgedrag
gegevens die u zelf verstrekt in de open velden van het webformulier

G. Marketingactiviteiten en het verzenden van gepersonaliseerde commerciële en promotionele
communicatie

naam
emailadres
transactiegegevens en overige informatie over door u van BIPI afgenomen producten en
diensten

H. Marketingactiviteiten van onze partners. Verzenden van commerciële en promotionele
communicatie van onze partners (derden-bedrijven)

naam
emailadres
transactiegegevens en overige informatie over door u van BIPI afgenomen producten en
diensten

5. Met wie deelt BIPI uw informatie?

BIPI kan uw (persoons)gegevens delen met:

Onze partners (zie onze lijst van partners) met wie BIPI samenwerkt in de totstandkoming
van overeenkomsten en de levering van diensten.
Derden-dienstverleners die in opdracht en volgens instructie van BIPI persoonsgegevens
verwerken in het kader van juridische, logistieke en multidisciplinaire professionele
dienstverlening, het verlenen van diensten op het gebied van kredietbeoordeling en/of
risicoanalyse, het factureren en innen van vergoedingen, website hosting, externe opslag en
beheer van (persoons)gegevens, het verlenen van technische diensten en
geolocatiediensten en klantenservice.
Verzekeringsmaatschappijen die betrokken zijn bij het verzekeren van personen en
huurvoertuigen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst en het beoordelen en
afhandelen van claims.
Commerciële partners van BIPI (bedrijven uit de marketing-, de automobiel- en de
verzekeringssector) met het oog op het verzenden van gepersonaliseerde commerciële
mededelingen aan de Gebruiker indien de Gebruiker hiervoor toestemming heeft gegeven.
Overheidsorganisaties, bevoegde autoriteiten, justitie en politie om aan onze wettelijke
verplichtingen te voldoen.

BIPI hanteert strenge criteria voor de selectie van haar dienstverleners. Met alle partijen die in
opdracht van BIPI persoonsgegevens verwerken sluit BIPI een verwerkersovereenkomst
overeenkomstig de vereisten van de AVG.

6. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Voor de verwerking van persoonsgegevens, onder andere de opslag daarvan, maakt BIPI gebruik
van de diensten van Microsoft, Dropbox en Amazon Web Services. De servers waarop de
persoonsgegevens van BIPI worden opgeslagen kunnen buiten de Europese Economische Ruimte
(EER) staan.

BIPI zorgt in dat geval voor passende waarborgen zodat persoonsgegevens uitsluitend in
overeenstemming met de vereisten van de AVG worden doorgegeven.

Als BIPI persoonsgegevens doorgeeft naar een ontvanger die zich bevindt in een land buiten de EER
dat niet onder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie valt, zal BIPI een
verwerkersovereenkomst sluiten op basis van de meest recente versie van de door de EU
goedgekeurde standaard contract bepalingen.

7. Bewaartermijnen

BIPI bewaart persoonsgegevens gedurende de periode dat deze persoonsgegevens noodzakelijk zijn
voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, verlengd met de verjaringstermijn van eventuele
vorderingen die uit de dienstverlening aan een Gebruiker kunnen voortvloeien. Na deze periode
bewaart BIPI persoonsgegevens als zij daartoe wettelijk verplicht is en voor de duur dat de wet
voorschrijft.

8. Geolocatie

Bepaalde functionaliteiten van de BIPI-platformen maken het mogelijk de locatie vast te stellen van
het apparaat van waaruit toegang tot het platform wordt verkregen of waar het platform op is
geïnstalleerd (tablet, smartphone, enz.). De Gebruiker kan deze locatie-optie op het apparaat of in
de browser uitschakelen. Het uitschakelen van deze optie kan het gebruik van sommige
functionaliteiten van de BIPI-platformen van BIPI beperken.
De voertuigen zijn uitgerust met een geolocatiesysteem om de Gebruikers de nodige en relevante
informatie te verstrekken met betrekking tot de levering van diensten. Het in het voertuig
geïntegreerde geolocatiesysteem kan niet worden losgekoppeld, aangezien het noodzakelijk is voor
een doeltreffende dienstverlening, alsook om veiligheidsredenen en ter voorkoming van illegale
activiteiten verband houdende met het voertuig. Het geolocatiesysteem van BIPI en, in voorkomend
geval, van de leverancier maakt daarmee mogelijk: (i) het beheer van de contractuele relatie met de
Gebruiker voor het contracteren van BIPI-producten; (ii) het kennisnemen, controleren en
afhandelen van problemen, overtredingen of onrechtmatige handelingen die voortvloeien uit de
activiteiten van de Gebruikers; en (iii) het opstellen van interne rapporten en analyses om BIPI-
producten te verbeteren; dit alles in overeenstemming met wat in de vorige paragrafen is
uiteengezet.

9. Gebruikersanalyse

BIPI kan Gebruikersprofielen opstellen aan de hand waarvan de kredietwaardigheid van de
Gebruiker en het kunnen innen van verschuldigde vergoedingen en andere vorderingen kan worden
bepaald. Het kan gaan om een geautomatiseerde beslissing op basis van persoonlijke financiële
gegevens en kenmerken van kredietwaardigheid. De Gebruiker heeft het recht op menselijke
tussenkomst in de beslissing, om zijn standpunt kenbaar te maken en om de door BIPI genomen
beslissing te betwisten.
Om voornoemde analyse uit te voeren, kan BIPI haar eigen databanken en die van derden, zoals van onze samenwerkende partners, raadplegen. Om deze raadpleging te kunnen uitvoeren
zal BIPI gegevens van de aanvrager aan de databank moeten verstrekken. Een overzicht van de
samenwerkende partners BIPI vindt u hier (Raadpleeg lijst van partners).

10. Intrekken van toestemming voor commerciële en promotionele communicatie

Een van de doeleinden waarvoor BIPI de door de Gebruikers verstrekte persoonsgegevens verwerkt,
is om voor hen relevante commerciële mededelingen te sturen met informatie over producten,
diensten, promoties, aanbiedingen, evenementen of nieuws (van BIPI en, in voorkomend gevallen,
van derden).
Indien de Gebruiker deze mededelingen niet langer wenst te ontvangen, kan hij om stopzetting van
de dienst verzoeken door een e-mail te sturen naar het volgende e-mailadres: info@bipicar.com of
door te klikken op de link die onderaan de verzonden commerciële mededelingen zal verschijnen.
BIPI is niet verantwoordelijk voor commerciële en promotionele mededelingen van derden en de
Gebruiker rechtstreeks aan die derde toestemming voor die communicatie heeft verleend.

11. Verantwoordelijkheid van de Gebruiker

Bij het in behandeling nemen van aanvragen en het aangaan van overeenkomsten baseert BIPI zich
op de gegevens die de aanvrager of Gebruiker aanlevert.
BIPI sluit uitsluitend overeenkomsten met personen die 18 jaar of ouder zijn. Een aanvrager of
Gebruiker die een aanvraag doet of een overeenkomst met BIPI aangaat verklaart daarmee dat hij
achttien (18) jaar of ouder is en dat de door hem aan BIPI verstrekte gegevens waarheidsgetrouw,
accuraat, volledig en actueel zijn. De aanvrager of Gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid
van alle door hem verstrekte gegevens en dient de aan BIPI verstrekte informatie voortdurend te
actualiseren, zodat deze steeds overeenstemt met zijn feitelijke situatie.
Degene die informatie aan BIPI verstrekt is er voor verantwoordelijk dat deze gegevens
waarheidsgetrouw, accuraat, volledig en actueel zijn en is aansprakelijk voor de schade die BIPI lijdt
door onjuiste, onnauwkeurige en onvolledig verstrekte informatie.
Als een bezoeker van de website, een aanvrager van een offerte of een Gebruiker gegevens van
andere personen aan BIPI verstrekt (bijvoorbeeld gegevens van een medebestuurder), is deze

bezoeker, aanvrager of Gebruiker ervoor verantwoordelijk dat hij dat alleen doet met toestemming
van die andere persoon. De bezoeker, aanvrager of Gebruiker verbindt zich de informatie die in deze
privacyverklaring is opgenomen aan deze personen te verstrekken. BIPI kan periodiek controleren of
deze andere personen zijn geïnformeerd. Daarbij zal BIPI zorgvuldig te werk gaan en altijd
overeenkomstig de AVG.

12. Rechten met betrekking tot persoonsgegevens

Als u gebruik maakt van onze websites, onze diensten en ons platform accepteert u dat BIPI uw
persoonsgegevens gebruikt op de manier als in deze privacy verklaring is beschreven.

Als BIPI persoonsgegevens van u verwerkt heeft u bepaalde rechten. Deze rechten worden hierna
genoemd en toegelicht. Als u een verzoek indient om gebruik te maken van een of meer van uw
rechten zal BIPI u vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs. Zo weten wij zeker dat wij alleen
informatie sturen naar de betrokkenen wiens persoonsgegevens het betreft.

U kunt een email sturen naar gdpr@bipicar.com of een brief naar het in onderdeel 2 (Wie zijn wij)
genoemde adres.

Wij adviseren u om op de kopie van het identiteitsbewijs het Burgerservicenummer (BSN) en uw
foto onherkenbaar te maken. Hiervoor kunt u de KopieID-app gebruiken. Nadat wij u geïdentificeerd
hebben verwijderen we het identificatiebewijs.

BIPI reageert binnen één maand op uw verzoek. Als wij meer tijd nodig hebben of als we niet aan
uw verzoek kunnen voldoen, zullen wij u daarover informeren. U kunt de volgende verzoeken
indienen:

Bevestiging of BIPI persoonsgegevens van u verwerkt.
Inzage in de persoonsgegevens die BIPI van u verwerkt.
Correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens.
Verzoek om verwijdering van uw persoonsgegevens. Als BIPI uw persoonsgegevens nog
nodig heeft, bijvoorbeeld voor de uitvoering van de overeenkomst die u bent aangegaan, of
als BIPI wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te bewaren kan of mag BIPI mogelijk
niet (volledig) aan uw verzoek tot verwijdering voldoen.
Verzoek om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Ook in dit geval kan het
zijn dat BIPI niet (volledig) aan uw verzoek kan of mag voldoen.
Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. Ook in dit geval kan het zijn dat
BIPI niet (volledig) aan uw verzoek kan of mag voldoen.
Overdracht van uw persoonsgegevens aan uzelf of aan een andere organisatie. Wij zullen
daaraan voldoen binnen de in de AVG daarvoor gestelde grenzen.
Als BIPI uw persoonsgegevens verwerkt op grond van door u verleende toestemming kunt u
uw toestemming altijd intrekken.

Als u van mening bent dat BIPI inbreuk heeft gemaakt op uw rechten onder de AVG kunt u een
klacht indienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Beveiliging van persoonsgegevens

BIPI zal uw gegevens te allen tijde strikt vertrouwelijk behandelen. BIPI heeft adequate technische
en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen wijziging,
verlies en ongeoorloofde toegang en verwerking.

14. Wijziging van de privacyverklaring

BIPI kan deze privacy verklaring van tijd tot tijd wijzigen en zal de nieuwe verklaring steeds op haar
website publiceren. Wij aanraden u daarom aan regelmatig onze website te raadplegen om kennis te
nemen van de meest recente versie van onze privacyverklaring. Als wijzigingen in belangrijke mate
en direct op onze klanten van toepassing zijn, zullen wij hen daar rechtstreeks over informeren.

Laatste update december 2021